TỰ ĐỘNG ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU THEO ICON TRONG EXCEL

TỰ ĐỘNG ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU THEO ICON TRONG EXCEL
Định dạng dữ liệu theo icon là một tính năng khá thú vị trong Excel. Nó giúp chúng ta dễ dàng nhận biết, cảnh báo về dữ liệu khi chỉ cần nhìn qua bảng dữ liệu. Với một chút sáng tạo, bạn có thể gán các biểu tượng tùy thuộc vào giá trị của các ô.

Theo dõi bài viết của TTV để biết thêm thủ thuật này nào…Let’s go!

CÁCH THỨ 1: SỬ DỤNG CONDITIONAL FORMATTING

  • Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần thiết lập định dạng dữ liệu theo điều kiện (thường là dữ liệu dạng Number)
  • Bước 2: Chọn thẻ Home > Chọn chức năng Conditional Formatting > Chọn Icon Sets phù hợp (hoặc chọn More Rules để cài đặt mẫu icon khác)
  • Bước 3: Thiết lập điều kiện trong Icon Sets như hình sau rồi OK.
    Ở bước này bạn có thể thay đổi icon khác (nếu muốn).


    Trong ví dụ trên ta có:

    • Bộ icon là ▬▼▲
    • Icon ▲ khi điều kiện giá trị >=5000000 (dạng dữ liệu là dạng số)
    • Icon ▼ khi điều kiện giá trị <5000000 và >=1000000 (khi thiết lập điều kiện trước đó là >=5000000 thì điều kiện sau đó tự động nhận diện <5000000 trong mặc định, chỉ cần thiết lập mốc phía dưới)
    • Icon ▬ với các giá trị còn lại (nhỏ hơn giá trị cận dưới của Icon !)

    Kết quả sẽ như hình sau:


    CÁCH THỨ 2
    : SỬ DỤNG FORMAT CELLS / CUSTOME
    Bạn hoàn toàn có thể tạo Icon chỉ với việc định dạng dữ liệu trong Format Cells.
    Bước 1: Xét các điều kiện định dạng
    Trong ví dụ trên chúng ta có 3 điều kiện và quy đổi cách biểu diễn sau:
    – Điều kiện 1 là giá trị >=5000000 biểu diễn bằng số1
    – Điều kiện 2 là giá trị <5000000 và >=1000000 biểu diễn bằng số -1
    – Điều kiện 3 là giá trị =0 (nhỏ hơn 1000000) biểu diễn bằng số 0
    Tại ô G5 chúng ta lập công thức tính như sau:
    IF(F5>=5000000,1,IF(F5>=1000000,-1,0))
    Kết quả thu được là:


    Bước 2
    : Chèn Icon
    Chọn 1 ô trống bất kì (ví dụ ô G4) Vào thẻ Insert chọn Symbol và chọn như sau:

  • Mục Font chọn Arial
  • Mục Subset chọn Geometric Shapes
  • Sau đó chọn các icon phù hợp rồi Insert rồi chọn Close. Giả sử tại vị trí ô G5  insert 3 icon như sau:

    Bước 3:
    * Bạn copy 3 icon 
    * Chọn vùng G5:G12 sau đó bấm chuột phải chọn Format Cell
    * Chọn customs -> trong ô type bạn paste 3 icon vào và đặt trong dấu nháy kép, cách nhau bởi dấu chấm phẩy. Sau khi định dạng xong bấm OK.

    *** Nếu bạn muốn icon thêm sinh động và nổi bật thì bạn có thể làm như sau:
    Trong Format Cells chúng ta gắn thêm từ khóa biểu diễn màu sắc kèm theo các Icon:
    – Ví dụ màu xanh là Green thì chúng ta đặt trong dấu ngoặc vuông [ ] và đặt sát với Icon cần tô màu xanh. Làm tương tự lần lượt cho các icon còn lại. 

    Kết quả như hình sau:

    CÁCH THỨ 3: SỬ DỤNG FORMAT CELLS THAY ĐỔI SỰ HIỂN THỊ ĐƠN VỊ TIỀN TỆ THÀNH ICON
    * Lưu ý: Ở cách này 1 số font có thể làm lỗi giá trị số vậy nên bạn có thể sử dụng font Arial, Symbol,…. 
    Ở ví dụ sau mình sẽ sử dụng font Arial để chèn 3 icon ▲▼▬ tại ô G5.
    Đối với cách icon sẽ mang màu mặc định bạn không thể đổi màu.
    Bước 1: Chọn ô trống để chèn 3 icon như cách trên.
    Bước 2: Copy 3 icon đó -> Bôi chọn vùng dữ liệu (vùng F5:F16) -> chuột phải chọn Format Cell -> tại ô type các bạn chọn _(* #,##0_)[$vnđ];_(* (#,##0)[$vnđ];_(* “-“??_)[$vnđ];_(@_)
    Bước 3: Tại ô Type bạn paste 3 icon vào đúng vị trí hiển thị như mong muốn -> rồi nhấn OK.
     Ví dụ:
    Số dương icon là ▲
    Số âm icon là ▼
    Số 0 icon là ▬

     Sau khi OK bạn thử nhập ví dụ vài ô trong vùng trên là số âm hoặc số 0 thì sẽ thấy kết quả như sau.
    *** Đối với 1 số trường hợp sau khi bạn paste icon vào Format Cell nhưng icon lại hiển thị ở dạng khác thì bạn bôi đen vùng đó vào thẻ Home để chọn đúng font của icon là được.
    Ví dụ : Mình chèn font Symbol nhưng sau khi chèn vào format cell thì lại hiển thị thành §Bạn chọn vùng dữ liệu trên F5:F16 vào thẻ Home đổi thành font Symbol. Kết quả như hình sauBổ trợ thêm việc “TỰ ĐỘNG ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU THEO ICON TRONG EXCEL”
    ❤️ Tặng bạn bộ phím tắt để tạo icon nhanh trong nháy mắt nè.
    * Lưu ý: Kết hợp phím Alt + phím số nhé.
    Ví dụ: icon  tổ hợp phím là Alt + 5
    ❤️ Lưu lại ngay và luôn nhé.

    Rất thú vị phải không nào. Hơn nữa chúng ta còn có thể đa dạng hóa các loại Icon, màu sắc biểu diễn cho các Icon theo ý muốn nữa.
    TTV chúc các bạn thành công!
    ———

    TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC TRÍ TUỆ VIỆT
    CS1: 276 Phan Đình Phùng, Phường 1 – Quận Phú Nhuận – TP.HCM

    CS2: 213 đường 3/2, Phường 9 – Quận 10 – TP.HCM
    Hotline: 0902.936.936
Đánh giá bài viết