Blog

16/11/2018

Word Option và các thiết lập trong Microsoft Word

Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp, trên rất nhiều lĩnh vực, và ngay cả các nhu cầu riêng của mỗi cá nhân.
Để kiểm soát và đánh dấu ô chọn chính xác, tùy chỉnh các thiết lập MS Word theo ý muốn như giao diện hiển thị, thời gian lưu tự động, định dạng lưu, kiểm tra lỗi chính tả để phục vụ công việc… thì hôm nay TTV sẽ hướng dẫn cho bạn các tùy chọn trong Options của Word 2010 nhé.

1) Word Options – Tùy chỉnh môi trường làm việc, các tuỳ chọn văn bản.
a) Cách mở hộp thoại Word Options:
Bước 1: Ở màn hình chính của MS Word ta chọn File –> Option.
Bước 2: Sau khi nhấn vào Option hộp thoại Word option sau được hiển thị.
– Bao gồm phần bên trái là các thẻ chính như General, Display, Save, Language,…
– Phần bên phải là các tùy chọn của mỗi thẻ, ví dụ trong hình là thẻ General. Các tùy chọn được chia theo các nhóm như “User Interface option”.

hinh 2
b) Các nhóm thiết lập môi trường làm việc trong Word Optionshinh 32) Proofing
Thiết lập cách sửa lỗi, kiểm tra lỗi chính tả và cú pháp cho văn bản.
Nếu Word của bạn có bật chức năng kiểm tra lỗi chính tả thì khi gõ các đoạn văn bản sai sẽ có những gạch chân màu xanh hoặc đỏ dưới chữ. Do việc kiểm tra lỗi này thường áp dụng với văn bản Tiếng Anh nên khi soạn thảo văn bản Tiếng Việt, nếu bạn bật chức năng này sẽ gây khó chịu cho người sử dụng như hình dưới:
froo– Cách mở Proofing

hinh 4Chú ý: Các màu gạch chân khi có lỗi
– Gạch chân màu đỏ: Sai chính tả tiếng Anh, muốn máy kiểm tra lỗi này thì bật tính năng Check spelling as you type.
– Gạch chân xanh lá cây: lỗi ngữ pháp (dùng sai dấu câu, câu không đủ chủ ngữ, vị ngữ) trong tiếng  Anh, muốn máy tự động kiểm tra lỗi này thì chọn Mark grammar errors as you  type.
– Gạch chân xanh nước biển: từ dùng sai ngữ cảnh trong tiếng Anh, bật tính năng kiểm tra lỗi này chọn Use contextual spelling.

3) Save – Tùy chọn cách lưu trữ văn bản
Theo mặc định, Office 2010 sẽ tự động lưu lại phiên làm việc của người dùng cứ sau mỗi 10 phút. Và khi có sự cố phát sinh, người dùng có thể khôi phục lại phiên làm việc ngay ở phút thứ 10 trước đó. Tuy nhiên, trong 10 phút đó thì chắc hẳn bạn đã soạn thảo rất nhiều thứ phải không?
Vậy hôm nay TTV xin hướng dẫn bạn cách điều chỉnh thiết lập lại để rút ngắn thời gian.Trong cửa sổ Options, hãy nhấp vào nhóm thiết lập “Save”.
hinh 5
Cũng tại đây, bạn cũng có thể thay đổi các thiết lập về định dạng lưu trữ mặc định, vị trí lưu trữ mặc định,… nếu muốn.
Có thể thay đổi vị trí lưu file trong mục AutoRecover file Location bằng cách chọn vào nút Browse tương ứng và tìm đến thư mục mong muốn.  Thiết lập Save AutoRecover information every cho phép bạn thay đổi số phút máy tự động lưu file đang làm việc.

4) Cài đặt ngôn ngữ

Nếu vô tình cài đặt Office 2010 với lựa chọn ngôn ngữ không theo ý muốn thì phải làm thế nào? Bạn có thể dễ dàng thay đổi ngôn ngữ hiển thị thành ngôn ngữ mình muốn đơn giản như sau.
Thay đổi ngôn ngữ hiển thị mặc định bằng cách:
Bước 1: Vào File à Options, Cửa sổ Tùy chọn xuất hiện, hãy nhấp vào nhóm thiết lập Ngôn ngữ. Tại đây, bạn hãy nhấp vào dòng “How do I get more Display and Help languages from Office.com?”

trươc hinh 10

Bước 2: Trang web hỗ trợ của Microsoft được mở ra. Bạn hãy lựa chọn phiên bản Office mình đang dùng và nhấp chọn ngôn ngữ cần tải. Tùy vào cấu trúc phiên bản Office mà bạn đang sử dụng mà bạn cần tải về gói cài đặt sao cho phù hợp.
Bước 3: Sau khi tải về, bạn hãy khởi chạy gói cài đặt. Lúc này Office sẽ yêu cầu bạn lưu lại phiên làm việc của mình và đóng ứng dụng Office đang mở. Hãy làm theo và nhấn Tiếp tục.Office sẽ tiến hành quá trình cài đặt ngôn ngữ.
Bước 4: Khi hoàn tất, thông báo sẽ xuất hiện.Lúc này, bạn hãy khởi động bất kỳ ứng dụng Office nào đó lên và truy cập vào phần Tùy chọn > Ngôn ngữ. Nhấp vào lựa chọn ngôn ngữ mình cần ở phần “Ngôn ngữ Hiển thị” và nhấp tiếp vào “Đặt làm Mặc định”.

5) Advanced – Tùy chọn nâng cao
Thiết lập liên quan đến quá trình soạn thảo văn bản, thao tác sao chép nội dung, cách hiển thị nội dung văn bản, quy định cách hiển thị công cụ hỗ trợ, …
Một số thiết lập thường dùng:

hinh 66
– Cách chuyển đơn vị đo trong MS Word

hinh 7

– Hiển thị các cửa sổ Word trên thanh Taskbar
Task Bar là thanh nhiệm vụ của Windows, chứa các cửa sổ chương trình đang mở.
Giả sử ta đang mở 3 file Word khác nhau (ở 3 cửa sổ làm việc khác nhau), nếu bạn thay đổi lựa chọn Show all windows in the Taskbar trong word sẽ ảnh hưởng đến việc xuất hiện các cửa sổ trên thanh Taskbar của Windows. Xem hình dưới:

hinh 8
Nếu chọn Show all windows in the Taskbar: nhìn thấy được toàn bộ các file Word đang mở và dễ dàng chuyển qua các file khác làm việc.

hinh99
Nếu bỏ chọn Show all windows in the Taskbar: chỉ nhìn thấy 1 file (1 cửa sổ Word) đang mở và khó làm việc với các file khác.

hinh88
Lưu ý: Nên chọn Show all windows in the Taskbar: để có thể xem nhiều cửa sổ và kết hợp với cách xem song song nhiều file, vào mục Window-sắp xếp cửa sổ.

6) Tùy biến lại thanh Ribbon (tạo mục thực đơn riêng)
Do đặc thù riêng của công việc, có những tính năng dùng lại nhiều lần mà lại nằm ở những vị trí khác nhau gây bất lợi trong quá trình định dạng. Word 2010 cho phép người dùng tạo ra những Tab chứa các công cụ định dạng cho riêng mình.
Ribbon:chức năng của Ribbon là sự kết hợp của thanh thực đơn và các thanh công cụ, được trình bày trong các ngăn tab chứa nút và danh sách lệnh.
Thực hiện: Click chuột phải lên vùng trống của Ribbon –> Customize the Ribbon hoặc truy cập vào  File –> Options –> Customize Ribbon, xuất hiện hộp thoại Word Options:

hinh 10

Thanh Ribbon sẽ cung cấp cho người dùng những lựa chọn chọn thao tác nhanh. Và bạn có thể thêm hoặc lượt bớt những tùy chọn này sao cho cảm thấy phù hợp với mình nhất như sau:
– Customize the Ribbon: Liệt kê theo loại Tab có trên Ribbon.
– New Tab: Thêm Tab mới.
– Rename: Đổi tên Tab
– New Group: Thêm nhóm công cụ mới.
-Thêm công cụ định dạng: Chọn Group cần thêm –> Chọn công cụ ở cửa sổ bên trái –> Add.- Xóa công cụ trong Group: Chọn Group hay công cụ cần xóa –> Chọn Remove.
– Xóa main Tab/Group: Chọn main Tab/Group/Thực hiện Click chuột phải chọn Remove.
7) Tuỳ biến thanh công cụ truy cập nhanh
Quick Access Toolbar: chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhất., bạn có thể thêm bớt các lệnh theo nhu cầu sử dụng.
Thêm và xoá bỏ các nút lệnh vào QAT theo hướng dẫn sau:
Cách thực hiện: Vào File à Options. Hộp thoại Word Options xuất hiện. Sau đó bạn hãy nhấp vào nhóm thiết lập Quick Access Toolbar và tiến hành thêm hoặc loại bỏ các nút lệnh mà bạn muốn hiện/ẩn.

cong cu tcn

  1. Chọn Quick Access Toolbar từ danh sách bên trái
  2. Chọn các nhóm lệnh từ hộp Choose commands from …. Sau đó, bạn chọn các nút lệnh từ hộp bên dưới và nhấn nút Add à để thêm vào hộp danh sách bên phải.
  3. Nếu bạn muốn bỏ một nút lệnh nào đó khi QAT thì chọn nó từ hộp Customize Quick Access Toolbar bên phải và nhấn nút Remove.
  4. Để trả QAT về trạng thái mặc định thì nhấn nút Resetvà chọn Reset only Quick Access Toolbar.
  5. Chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon thì QAT sẽ xuất hiện bên dưới Ribbon.
  6. Để hoàn tất việc tùy biến QAT thì nhấn nút OK.

Trên màn hình Word, có thể thêm nhanh các nút lệnh được tích hợp sẵn cho Quick Access Toolbar bằng cách nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) trên Quick Access Toolbar. Sau đó, bạn chọn các nút lệnh cho hiện hoặc ẩn trên Quick Access Toolbar.

hinh 11
8) Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các tiện ích

Vậy là xong rồi nhé.

Cuối cùng, TTV chúc các bạn thao tác thành công.

🔝Cơ sở 1: 55/5 Trần Đình Xu – P.Cầu Kho – Q.1 – HCM

🔝Cơ sở 2: 276 Phan Đình Phùng -P1 – Q.Phú Nhuận – HCM

🔝Cơ sở 3: 451 Điện Biên Phủ – P25 – Q.Bình Thạnh – HCM

🔝Cơ sở 4: 213 Đường 3/2 – P.9 – Q.10 – HCM

📲📞0️⃣️9️⃣️0️⃣️2️⃣.️9️⃣️3️⃣️6️⃣️.9️⃣️3️⃣️

Đánh giá bài viết
Thủ thuật tin học văn phòng, Word 2010
Loading Facebook Comments ...

Leave a Reply