Tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel

Tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel

Trong bài viết này, TTV hướng dẫn các bạn sử dụng Find và Replace để tìm kiếm và thay thế dữ liệu, giá trị trong một bảng tính, tập tin đang làm việc trong Excel. Mời các bạn cùng tham khảo.

1)  Cách tìm kiếm trong bảng excel

– Tìm giá trị trong 1 vùng dữ liệu, bảng tính hoặc tập tin làm việc:

Bước 1:  Mở bảng số liệu Excel cần làm việc. Nếu bạn muốn tìm dữ liệu trong toàn bộ bảng tính Excel thì có thể sang bước 2 luôn.
Nếu bạn muốn tìm theo cột/ hàng/ vùng dữ liệu thì bạn chọn vùng dữ liệu, cột hoặc hàng cần tìm kiếm rồi sang bước 2.

Bước 2: Tại tab Home trên thanh Ribbon, nhóm Editing, nhấn chuột trái vào mục Find & Select. Tiếp tục chọn Find hoặc tổ hợp phím Ctrl + F.

Bước 3: Ngay sau đó xuất hiện giao diện hộp thoại Find and Replace. Tại đây, sẽ gõ kí tự hoặc giá trị cần tìm kiếm vào ô Find What.
              Ví dụ: muốn tìm kiếm HS TIẾN TIẾN.

Bước 4: Bước tiếp theo này, chúng ta sẽ có hai lựa chọn để thực hiện.

a) Nếu bạn chọn Find Next:

Khi chọn Find Next, Excel sẽ chọn giá trị tìm kiếm xuất hiện đầu tiên trên bảng tính, nhấp chuột lần thứ 2 sẽ chọn giá trị lần thứ hai và cứ như vậy.

Ví dụ: Thao tác này nghĩa là sẽ tìm lần lượt từng văn bản có kí tự là HS TIÊN TIẾN, kết quả sẽ hiển thị lần lượt vị trí có HS TIÊN TIẾN. Vị trí đầu tiên HS TIÊN TIẾN sẽ ở cột F4 trong bảng số liệu và được đóng khung.

Nếu nhấn tiếp tục vào Find next, sẽ ra vị trí tiếp theo của HS TIÊN TIẾN ở cột F5 như trong hình, cũng được đóng khung để dễ nhận biết. Bạn tiếp tục thực hiện theo thao tác trên để tìm những giá trị còn lại trong bảng tính.

b) Nếu bạn chọn Find all:
Khi bạn chọn Find All, Excel sẽ mở ra một danh sách liệt kê tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm, bạn có thể nhấn chuột chọn bất kì mục nào trong danh sách để điều hướng đến ô tương ứng.

Ví dụ: Tìm kiếm văn bản có kí tự là HS TIÊN TIẾN, tất cả các dữ liệu cần tìm sẽ hiển thị kết quả và số lượng thống kê ngay bên hình dưới.
Kết quả sẽ cho ra 7 vị trí của HS TIÊN TIẾN trong bảng tính Excel.
Nếu bạn click vào 1 kết quả bất kì thì vị trí của dữ liệu đó sẽ xuất hiện trong bảng Excel và dữ liệu đó được đóng khung.
Bạn có thể phóng to hộp thoại Find and Replace để quan sát dễ hơn:

TÌM KIẾM NÂNG CAO

Trong hộp thoại Find and Replace, bạn chọn Options: các tuỳ chọn bổ sung

Tại đây có 1 số tùy chọn:
* Within: Phạm vi bạn muốn tìm kiếm:
– Sheet: tìm trong bảng tính hiện tại
– Workbook: tìm ở tất cả các sheet ở trong file excel hiện tại.

* Search: Thu hẹp phạm vi tìm kiếm:
– By Rows: tìm kiếm theo hàng (tìm kiếm từ trái sang phải)
– By Columns: tìm kiếm theo cột (tìm kiếm từ trên xuống dưới)

* Look in: Để tìm kiếm một số kiểu dữ liệu nhất định
– Formula: tìm kiếm trong công thức
– Value: tìm kiếm giá trị (dạng xuất hiện trong bảng excel)

– Comment: tìm kiếm trong bình luận
* Trong trường hợp tìm kiếm chính xác chữ in hoa – chữ in thường, đánh dấu chọn Match case
* Để tìm kiếm các ô chỉ chứa các ký tự mà bạn đang gõ vào Find What, đánh dấu chọn Match entire cell contents.

-Tìm các ô với định dạng cụ thể trong Excel
Để tìm các ô có định dạng nhất định, nhấn phím tắt Ctr+F để mở hộp thoại Find & Replace vào Options, sau đó nhấn vào nút Format ở góc bên phải và chọn lựa kiểu định dạng bạn muốn tìm kiếm trong hộp thoại Find Format.
* Format…: loại định dạng của dữ liệu bạn muốn tìm kiếm
– Format: chọn loại định dạng trong bảng định dạng của Excel (number, text, time, date…)
– Choose Format From Cells: chọn mẫu định dạng của bảng tính.

Nếu bạn muốn tìm các ô khớp với định dạng của một ô khác trong bảng tính của bạn, hãy xoá bất kỳ tiêu chí nào trong hộp thoại Find What, nhấp vào mũi tên bên cạnh Format, chọn Choose Format From Cell và nhấp vào ô có định dạng mong muốn.

Lưu ý : Microsoft Excel lưu trữ các tuỳ  chọn do bạn chỉ định. Nếu không tìm thấy dữ liệu, giá trị đó, hãy mở hộp thoại Find & Replace, bấm vào nút Options trên thẻ Find, sau đó nhấp vào mũi tên bên cạnh Format.. và chọn Clear Find Format.

– Tìm các ô có công thức trong Excel

Với Find và Replace, bạn chỉ tìm kiếm các công thức cho một giá trị nhất định. Để tìm các ô có chứa công thức, hãy sử dụng tính năng Go to Special.

1. Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tìm công thức hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên trang tính hiện tại để tìm kiếm trên toàn bộ bảng tính.
2. Nhấp vào mũi tên bên canh Find & select, chọn Go to Special hoặc nhấn F5
3. Bạn chọn Formulas, sau đó đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức mà bạn muốn tìm và Ok.
Numbers: tìm công thức chứa giá trị số , kể cả ngày tháng.
Text: tìm kiếm các công thức chứa các giá trị văn bản.
Logicals: tìm các công thức chứa giá trị Boolean của True và False.
Errors: Tìm các ô có các công thức lỗi.

Nếu các ô đáp ứng các tiêu chí của bạn tìm thấy, những ô đó sẽ được bôi màu, nếu không, một thông báo sẽ hiển thị rằng các ô với những tiêu chí này không được tìm thấy.

2) Cách thay thế trong bảng tính Excel

-Thay một giá trị bằng một giá trị khác:

Bước 1: Nếu bạn muốn thay thế dữ liệu trong toàn bộ bảng Excel thì có thể làm bước 2 luôn.Nếu bạn muốn thay dữ liệu thế theo cột/ hàng/ vùng dữ liệu thì bạn cần chọn cột/ hàng/ vùng dữ liệu tương ứng rồi sang bước 2.
Bước 2: Mở file Excel làm việc. Trong tab Home, bạn nhấn chọn mục Find & Select nhưng chọn Replace, hoặc tổ hợp phím Ctrl + H.

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Find and Replace. Bạn nhập giá trị cần thay thế vào ô Find what và gõ giá trị thay thế vào ô Replace with.

– Find what: nhập dữ liệu cần thay thế
– Replace with: nhập dữ liệu thay thế
Bước 4:Việc thay thế giá trị số liệu trong Excel cũng gồm 2 lựa chọn khác nhau.

a) Nếu bạn chọn Replace:

Nếu người dùng có nhu cầu thay thế lần lượt từng vị trí  khác nhau thì nhấp chọn mục này.
Theo như trong hình, tôi chọn Replace để thay thế lần lượt 2 vị trí HS TIÊN TIẾN trong bảng tại F1 và F5 Tại vị trí F1 đã thay HS TIÊN TIẾN sang HS XUẤT SẮC. Còn với vị trí F5, thay HS TIÊN TIẾN sang HS TRUNG BÌNH.

Bạn tiếp tục thực hiện theo tác trên để thay lần lượt các vị trí khác.

b) Nếu chọn Replace All:

Nếu chúng ta có nhu cầu thay thế tất cả 1 giá trị số, ký tự khác thì nhấn chọn mục này.
Tại đây, tôi sẽ thay HS TIÊN TIẾN thay HS XUẤT SẮC ở tất cả vị trí trong bảng dữ liệu và nhấn Replace All.
Ngay sau đó, sẽ xuất hiện bảng thông báo số lượng vị trí tìm thấy và đã được thay. Bạn nhấn OK.
Kết quả trả về sẽ là bảng dữ liệu đã thay tất cả vị trí HS TIÊN TIẾN thành HS XUẤT SẮC.

THAY THẾ NÂNG CAO

Tương tự như vậy, bạn có thể thay thế nâng cao bằng cách chọn Options và lựa chọn phạm vi thay thế tương tự như phần TÌM KIẾM NÂNG CAO đã hướng dẫn ở trên.
Lựa chọn phần thay thế giống lựa chọn phần tìm kiếm.

– Thay thế văn bản hoặc số với khoảng trắng:
Để thay thế tất cả các kết quả tìm kiếm với khoảng trắng, gõ giá trị cần tìm kiếm vào hộp Find What, để trống hộp Replace with, nhấn chọn Replace All.

Trên đây là bài hướng dẫn thực hiện thao tác tìm kiếm và thay thế trên bảng tính Excel.Với cách làm trên, bạn có thể chọn tìm hoặc thay thế từng giá trị hoặc toàn bộ giá trị có trong dữ liệu Excel. Chúc các bạn thành công.

Lịch khai giảng các khoá học: https://tinhocvanphong.edu.vn/lich-khai-giang/

—————————————