Sử dụng các tính năng trong Word giúp làm việc nhanh chóng hơn

Sử dụng các tính năng trong Word giúp làm việc nhanh chóng hơn

Bạn dành thời gian để làm gì ?
Có ai dành rất nhiều thời gian sử dụng Word để gõ đủ thứ loại văn bản không? Cho dù chúng ta đã rành rọt các cách định dạng chữ, cách chèn các đối tượng đồ họa khác nhau… nhưng trong Word vẫn còn những tính năng có thể giúp chúng ta làm việc nhanh chóng hơn.

Sau đây Trung tâm Trí Tuệ Việt sẽ giới thiệu với các bạn nhé 😀

1. Dọn không gian soạn thảo rộng rãi hơn
Lúc gõ văn bản, thứ mà chúng ta cần nhất chính là sự tập trung để có thể hoàn thành công việc của mình một cách nhanh nhất có thể. Và thay vì để đủ thứ loại nút làm chúng ta phân tâm, Word 2013 cho phép bạn giấu hết chúng đi để chừa lại một khung gõ văn bản cực kì gọn gàng và sạch sẽ. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + F1 để giấu thanh Ribbon trên cùng màn hình đi là xong.

2. Viết dàn ý tiện hơn với chế độ Outline View
Thay vì viết liền tù tì mọi thứ, bạn nên viết trước những ý chính hoặc các đề mục cho văn bản của mình, sau đó đi vào viết từng phần nhỏ sau.

Chế độ Outline trong Word  (cách truy cập: vào ribbon View > Outline View) sẽ giúp bạn thực hiện thao tác này một cách dễ dàng bởi bạn có thể soạn các đề mục rồi dùng nút mũi tên màu xanh lá để chỉnh lại cấp độ tùy ý muốn (hỗ trợ 9 cấp khác nhau, từ đề mục chính đến nhỏ nhất).

3. Dùng Word để ghi nhanh ý tưởng của bạn
Tính năng này gọi là Click and Type, nó cho phép bạn nhấn chuột vào bất kì chỗ nào trên trang văn bản và bắt đầu gõ ngay mà không cần để ý đến việc xuống dòng, đầu dòng hay canh chỉnh gì cả. Cách kích hoạt như sau: vào thẻ ribbon View, chuyển sang Print Layout hoặc Web Layout để bắt đầu soạn thảo. Bằng cách này bạn có thể ghi lại ý tưởng của mình ngay khi chúng vừa bật ra, cũng khá là thú vị phải không nào?

4. Chuyển nhanh bảng số liệu thành biểu đồ trong 3 nốt nhạc
Bạn có một bảng số liệu nằm trong file Word, và bạn muốn có cái nhìn trực quan hơn bằng cách thể hiển nó lên biểu đồ? Vậy thì bạn chỉ cần làm 3 bước sau:

B1: Chọn bảng số liệu
B2: Chuyển qua thẻ Insert > Object > Microsoft Graph Chart

B3: Biểu đồ sẽ xuất hiện ngay lập tức, và bạn có thể chỉnh lại loại biểu đồ (cột, tròn, điểm, đường…) và nhiều thông số khác tùy ý muốn.

5. Đừng quên dùng template có sẵn
Word đi kèm theo rất nhiều template, tức là các bản mẫu được viết và trang trí sẵn một phần. Hầu hết những template này rất đẹp mắt, từ những thứ chuyên nghiệp cho đến các bức thư cảm ơn cũng đều có mẫu. Bạn chỉ việc điền nội dung theo ý mình vào là xong, còn phần trang trí, bố cục thì đã được làm sẵn rồi. Để tạo một tài liệu mới dựa trên template, bạn vào File > New –> chọn một mẫu nào đó (trừ ô “Blank document”, bởi nó chỉ là tài liệu trắng đơn thuần). Bạn cũng có thể tìm kiếm thêm các template đẹp ngay trong Word hoặc lên Google tìm.

6. Bạn có thể sao chép tối đa 24 nội dung khác nhau trong Word
Mỗi khi bạn copy hay cut một nội dung nào đó thì máy tính sẽ di chuyển nó vào một khu vực tạm gọi là clipboard. Clipboard của Windows chỉ có 1 vùng chứa dữ liệu, tức là nếu bạn sao chép đoạn văn bản A rồi sao chép thêm B thì A sẽ bị xóa đi và nhường chỗ cho B. Trong khi đó, Word có thể chứa đến 24 nội dung khác nhau. Bằng cách này bạn có thể sao chép từ nhiều chỗ rồi paste xuống từ từ rất tiện lợi, khỏi phải nhảy qua lại giữa nhiều tài liệu với nhau.

7. Dịch thuật ngay trong Word
Bạn đang đọc một văn bản tiếng Anh và cần dịch một đoạn ngắn qua tiếng Việt? Thay vì phải sao chép rồi lên trang web Google Translater hoặc Bing để chuyển ngữ, bạn có thể làm điều đó ngay trong Word. Bộ máy dịch thuật được sử dụng sẽ là Microsoft Bing, và nội dung dịch xong sẽ được hiển thị ở một bảng mới bên tay phải cửa sổ nên tiết kiệm khá nhiều thời gian cho chúng ta.

Cách sử dụng như sau:
B1: Chọn đoạn văn bản muốn dịch
B2: Chuyển sang thẻ Review > Translate
B3: Chọn Translate Selected Text nếu bạn muốn dịch chỉ một đoạn văn bản nhỏ
B4: Chọn Translate Document nếu bạn muốn dịch cả tài liệu
B5: Nhấn nút “Insert” ở đoạn văn bản đã dịch nếu muốn chèn nó vào tài liệu
Ở bảng mới xuất hiện bên tay phải bạn có thể chọn ngôn ngữ đầu và cuối để dịch, ví dụ từ tiếng Anh sang tiếng Việt hay Việt sang Anh chẳng hạn. Lưu ý là phải có kết nối Internet thì tính năng dịch mới chạy được.

8. Ẩn một đoạn văn bản bất kì
Đúng như tên gọi, tính năng này sẽ ẩn đi một đoạn văn bản mà bạn không muốn người khác xem.
Cách ẩn văn bản:
B1: Chọn đoạn văn bạn muốn giấu
B2: Vào Home > Font > nhấn biểu tượng mũi tên nhỏ > hộp thoại Font xuất hiện (hoặc Ctrl + D)
B3: Chọn vào ô “Hidden text” để ẩn văn bản. Nhấn OK

Trong trường hợp bạn muốn xem các đoạn văn bản đã bị ẩn, nhấn vào biểu tượng hình chữ P như đánh dấu trong ảnh bên dưới. Đoạn văn bị giấu sẽ hiện ra nhưng nó bị gạch chấm chấm. Nếu bạn muốn cho nó xuất hiện bình thường trở lại thì bỏ chọn ô “Hidden text” theo hướng dẫn ở trên là xong.

9. Duyệt nhanh qua cấu trúc tài liệu
Với những tài liệu được định dạng kĩ càng (tức là định dạng heading đầy đủ), bạn có thể nhanh chóng nắm bắt cấu trúc các phần của văn bản ra sao, văn bản nói đến những nội dung gì. Bạn thậm chí còn có thể nhảy nhanh đến đoạn mình mong muốn xem mà không phải cuộn chuột điên cuồng. Tất cả đều sẽ được thực hiện thông qua một bảng nhỏ bên tay trái cửa sổ Word, và bảng này có thể kích hoạt dễ dàng bằng cách vào thẻ View > tick vào ô “Navigation Pane”.

10. Sử dụng add-in để làm việc hiệu quả hơn
Bộ Microsoft Office 2013 được tích hợp một kho ứng dụng add-in,nó là những phần mềm nhỏ chạy cùng với Word, Excel, Outlook hoặc PowerPoint để giúp chúng ta giải quyết một số vấn đề nào đó mà bình thường phải lên web mới làm được.

Ví dụ, bạn có thể tích hợp Bing Dictionary để tra từ nhanh hơn, sử dụng Bing Image để tìm kiếm hình ảnh, xài công cụ chuyển đổi từ file PDF dạng hình ảnh sang văn bản thuần túy, công cụ tính toán đa năng ngay trong Word…

Chúc các bạn thành công.

Còn rất nhiều thủ thuật khác, các bạn xem ngay tại đây!
link: https://tinhocvanphong.edu.vn/dien-dan/thu-thuat-tin-hoc-van-phong/

*** Tham khảo khóa học tại trung tâm TRÍ TUỆ VIỆT

-> Khóa học: Word Cơ bản

-> Khóa học: Word Nâng Cao

-> Khóa học: Word từ Cơ bản đến Nâng cao

-> Link đăng ký:  ( Click )

-> Lịch học chi tiết ( Click )

Liên hệ: 

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC TRÍ TUỆ VIỆT

CS1: 213 đường 3/2, Phường 9 – Quận 10 – Hồ Chí Minh

CS2: 276 Phan Đình Phùng, Phường 1 – Quận Phú Nhuận – Hồ Chí Minh

CS3: 413 Lê Trọng Tấn, Phường Sơn Kỳ – Quận Tân Phú – Hồ Chí Minh

Hotline: 0902.936.936