Một số thủ thuật hay trong Word

Có thể nói Microsoft Office là một trong những bộ công cụ văn phòng được nhiều người ưa chuộng nhất hiện nay. Với nhiều ứng dụng riêng lẻ ở bên trong như Word, Excel, Powerpoint, Outlook,…nó cho phép người dùng dễ dàng tùy biến được bất kì nội dung.
Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu với bạn một số thủ thuật nhỏ khi sử dụng Word 2010, nhằm giúp bạn tăng thêm kinh nghiệm và hiệu quả trong công việc.

1.Viết tại vị trí bất kì trên một trang
Word có thể được sử dụng như một tấm bảng, và bạn có thể viết văn bản ở bất cứ nơi nào trên trang. Chỉ cần kích đôi vào nơi mà bạn muốn rồi bắt đầu viết là được.
2.Thay đổi định dạng văn bản (tạo chữ in hoa)
– Lựa chọn đoạn văn bản cần thay đổi trong Word rồi nhấn Shift + F3 hoặc Ctrl + Shift + A để nhanh chóng chuyển toàn bộ các nội dung này sang chữ hoa, chữ thường hay chữ cái đầu tiên được viết hoa. Tính năng này khá thuận tiện nếu chẳng may vô tình bạn bật nhầm nút CAPS LOCK khi nhập văn bản.

3. Bật hoặc tắt thanh thước ngang trong Word
Trong quá trình soạn thảo, nếu không tìm thấy thanh thước (Ruler) trong cửa sổ soạn thảo, bạn có thể đưa nó ra bằng cách vào menu View và chọn Ruler.
4. Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Khi bạn đang soạn thảo với một tài liệu Word 2010 dài nhiều trang mà muốn đối chiếu thông tin trong một trang khác cách xa trang đang làm việc thì thao tác như thế nào? Nếu phải cuộn lên, cuộn xuống liên tục để xem thì rất phiền. Có một cách rất thuận lợi khi soạn thảo là sử dụng thanh split để chia cửa sổ soạn thảo làm đôi, một phần chứa trang đang làm việc, phần còn lại chứa trang cần đối chiếu. Cách làm cụ thể như sau:
Bước 1: Bạn vào View | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word.

Bước 2: Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhấp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn.

Để bỏ tính năng này bạn lại vào View và chọn Remove Split.

5. Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Home, chọn Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhấp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

6. Di chuyển văn bản mà không cần Copy – Paste:
Hầu hết mọi người thường sử dụng Ctrl + X để cắt và Ctrl + V để dán văn bản, nhưng có một cách khác đơn giản hơn sẽ giúp bạn thay thế được việc này. Đầu tiên, bạn chỉ cần đánh dấu đoạn văn bản cần di chuyển, nhấn F2 hoặc Fn+ F2 và đặt con trỏ vào vị trí cần đến. Nhấn Enter và mọi thứ sẽ được thực hiện ngay lập tức.

7. Thao tác với chuột và bàn phím
    a) Thao tác với chuột
– Sao chép khối văn bản:
Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard). Bạn có thể dùng nó để sao chép dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện lợi nhất.
Bước 1: Đầu tiên đánh khối văn bản có dạng cần chép, bấm một lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác) hoặc bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác). Tiếp theo, để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần đánh khối chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đó bạn bấm kép nút Format Painter).
– Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table:
Trong một table, nếu bạn muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mà bạn muốn.
– Sao chép hoặc di chuyển văn bản:
Cũng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liệu, bạn có thể dùng cách kéo và thả trong việc sao chép hoặc di chuyển văn bản.
– Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu:
Khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn sẽ chọn từ nút Zoom trên thanh Standard, nhưng như thế cũng hơi bất tiện vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của bạn có 3 nút thì có thể nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đẩy nút chuột lên (phóng to) hoặc xuống (thu nhỏ).
– Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup:
Khi cần chỉnh sửa chi tiết các dấu tab dừng trong đoạn văn bản, bạn sẽ phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì bạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup. Thay vì mở các hộp thoại đó từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, bạn có thể nhanh chóng mở chúng bằng cách bấm kép bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp thoại Tabs hoặc trên hàng số để mở hộp Page Setup).

   b) Thao tác với bàn phím
Các phím thường dùng trong Word gồm các phím:
Các phím di chuyển con trỏ:
Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng.
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng.
Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự.
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự.
Các phím xoá ký tự:
Phím Delete: Xoá ký tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ).
Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ.
Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự.
Các phím điều khiển:
Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ.
Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ.
Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình.
Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình.
Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home.
Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End.

8. Chọn khối và thao tác trên khối
– Chọn khối
Cách 1: nhấp chuột từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn
Cách 2: nhấp chuột để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và nhấp chuột ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn
Cách 3: Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đầu
Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn
– Sao chép, di chuyển:

–> Đánh dấu chọn đoạn văn bản, vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut, đặt con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste.

9.Tạo trang bìa trong Word 2010
   a) Thêm một trang bìa
Word 2010 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sưu tập các trang bìa khá đẹp mắt. Các trang bìa luôn được chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài liệu.
Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page.
Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa đó sẽ được áp dụng vào tài liệu và bạn có thể sửa đổi nội dung các dòng chữ mặc định bằng dòng chữ mình thích.
   b) Xóa trang bìa
Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, sau đó nhấn Remove Current Cover Page.

8. Tạo mục lục trong Word 2010
Cách dễ nhất để tạo mục lục tự động là tận dụng các Heading Styles mà bạn muốn gộp chúng trong mục lục.
Ví dụ: Có Heading 1, Heading 2, …tùy theo nội dung của tài liệu.
Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động. Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa. Khi bạn tạo một mục lục tự động, điều đầu tiên bạn nghĩ là đánh dấu các mục trong tài liệu.
Mục lục được định dạng lựa vào các cấp độ của các Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu Heading
a) Đánh dấu mục lục
Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau: sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng.
Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn:
– Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading
– Chọn tab Home
– Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)

– Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
– Nếu style bạn muốn không xuất hiện, Chọn Save Selection as New Quick Style

Để đánh dấu các mục:
– Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading
– Chọn tab References
– Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents
– Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn

b) Tạo mục lục tự động
Để tạo mục lục tự động
– Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động
– Chọn Tab References
– Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.

c) Cập nhật Table of contents
Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu.
Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.

Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang.

Chú ý:
– Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới
– Nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table.
Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click Update Table.
d) Xóa mục lục tự động
Để xóa mục lục tự động:
– Chọn tab Referencs trên nhóm Ribbon
– Chọn Table of Contents
– Chọn Remove Table of contents.

e) Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục
Bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents. Chẳng hạn thay đổi các khoảng cách từ các đề mục và số trang (gọi là Tab Leader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang.
Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và dòng. Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lại gần hơn đến bảng mục lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực. Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ số trang thì hãy bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers.

TTV chúc các bạn thành công!

⚠️⚠️⚠️Đặc biệt: Ưu đãi học phí lên đến 1️⃣️0️⃣%️ cho tất cả các khóa học trong tháng 11.

??TÌm hiểu các khóa học tại đây???https://tinhocvanphong.edu.vn/
?Cơ sở 1: 276 Phan Đình Phùng -P1 – Q.Phú Nhuận – HCM
?Cơ sở 2: 451 Điện Biên Phủ – P25 – Q.Bình Thạnh – HCM
?Cơ sở 3: 213 Đường 3/2 – P.9 – Q.10 – HCM

?️0️⃣9️⃣️0️⃣️2️⃣.️9️⃣️3️⃣️6️⃣️.9️⃣️3️⃣️6️⃣