KỸ NĂNG VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

Là một người đi làm ở vị trí cao hay thấp, ở ngành nghề nào hay thậm chí bạn vẫn còn ngồi trên ghế giảng đường thì việc viết một “chiếc” mail để gửi đi cũng cần phải hết sức được để tâm. Đây là kĩ năng rất quan trọng, mà bất cứ ai cũng nên biết, đặc biệt là các sinh viên Đại học khi gửi mail cho thầy cô, sếp, đơn vị tuyển dụng, câu lạc bộ…

Nếu các bạn không biết viết mail một cách tử tế và chuyên nghiệp thì người nhận sẽ cảm thấy bị xúc phạm, bạn sẽ không được gọi đi phỏng vấn, bạn sẽ trượt câu lạc bộ, sẽ bị thiệt thòi rất nhiều. Nhiều sinh viên khi lên đại học, ứng tuyển chỗ này chỗ kia, người ta bảo gửi mail, sau đó chẳng bao giờ được trả lời mail hoặc liên hệ lại, rồi cũng chẳng biết lí do tại sao lại như thế và còn nhiều trường hợp hơn nữa…Vì vậy, hôm nay TTV chia sẻ bài viết này để các bạn chú ý những điểm quan trọng trong bất kỳ email nào các bạn gửi cho người khác.

Thứ nhất là tiêu đề email

Gửi mail phải có tiêu đề mail, nếu không người ta lại tưởng là thư rác, họ không thèm đọc. Tiêu đề mail thì sẽ tuân theo yêu cầu của bên nhận, ví dụ có bên tuyển dụng yêu cầu tiêu đề mail phải có dạng [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN][ HỌ VÀ TÊN] [NĂM SINH] ví dụ [GIẢNG VIÊN TIN HỌC] [HOÀNG AN][1997] thì các bạn phải viết đúng như họ yêu cầu. Nếu không có yêu cầu cụ thể thì tiêu đề mail phải nói lên được nội dung của email, ví dụ như “Ứng tuyển vị trí chăm sóc khách hàng – công ty ABC”, tức là người ta đọc tiêu đề mail xong phải biết là mail đó sẽ chứa cái gì.

Thứ hai là nội dung mail

Nội dung email thông thường có thể bao gồm các thành phần: Lời chào, giới thiệu bản thân, nội dung email, lời mong hồi đáp, lời cảm ơn, tên

Ví dụ:

Dear chị H,

Em tên là Hoàng An, sinh năm 1997, hiện đang là sinh viên năm 4 của trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh.

Em viết email này nhằm ứng tuyển vào vị trí Giảng viên Tin học tại Công ty ABC, theo như tin đăng tuyển trên báo Vietnamnet.vn.

Em rất mong được làm việc tại công ty vì qua tìm hiểu, em nhận thấy đây là một môi trường rất năng động và chuyên nghiệp.

Em rất mong nhận được phản hồi sớm từ phía công ty. Em xin chân thành cảm ơn.

Em An,

( Đây là ví dụ thôi nhé, ít nhất cũng phải có những nội dung này)

Thứ ba, là phải có phần chân của email

Trong đó ít nhất cũng phải có SĐT. Nếu bạn có chức danh nào đó trong câu lạc bộ hoặc tổ chức nào đó mà bạn muốn nêu ra thì cũng cho vào phần này. Để người ta tiện trong việc liên hệ đến các bạn.

Thứ tư, các file đính kèm như CV xin việc chẳng hạn

Về phần CV thì phải có một số lưu ý nhỏ như sau:

– CV tốt nhất là theo mẫu của bên nhận mail yêu cầu, nếu không có các bạn có thể tự viết, nhưng cố gắng chỉ nên để 1 mặt A4 thôi. Vì dài quá họ không đọc hết đâu (trừ phi họ có yêu cầu quá nhiều nội dung)

– CV nên để dưới dạng pdf, vì nếu để dạng doc thì có thể khi tải xuống, phần mềm word ở máy người đọc khác với phần mềm ở máy người gửi thì có thể người đọc sẽ không đọc được vì bị nhảy font chữ. Không nên để docx vì máy bạn có thể là Word 2016, nhưng máy người đọc chỉ là Word 2003 thì có thể sẽ không đọc nổi file bạn gửi. Tóm lại là gửi pdf nhé!

– CV phải có các phần: Họ tên, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, quá trình học tập, kinh nghiệm có liên quan, điểm mạnh – yếu (nếu có), bằng khen – giấy khen – giấy chứng nhận kết quả học tập (ví dụ như học bổng), chứng nhận các hoạt động xã hội. Ít nhất phải có các nội dung đó.

Và đặc biệt hơn hết, địa chỉ email của bạn thì nên để chuyên nghiệp, đừng để email kiểu: nhokkute@gmail.com, nó sẽ phản cảm.

Để ghi điểm ngay lần đầu tiên với nhà tuyển dụng hay đối tác hãy dần hoàn thiện các kỹ năng viết email và viết CV chuẩn để có được những vị trí công việc tốt cũng như những cơ hội mới nhé.

Chúc các bạn thành công

—————————————-

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT

CS1: 84T/8 đường Trần Đình Xu, Phường Cô Giang – Quận 1

CS2: 213 đường 3/2, Phường 9 – Quận 10 – Hồ Chí Minh

CS3: 451 Điện Biên Phủ, Phường 25 – Quận Bình Thạnh – Hồ Chí Minh

Hotline: 0902.936.936 – 0977 781 414