CÁCH SỬ DỤNG GOOGLE DRIVE TRÊN MÁY TÍNH

CÁCH SỬ DỤNG GOOGLE DRIVE TRÊN MÁY TÍNH

Google Drive là một dịch vụ của Google, giúp bạn lưu trữ trực tuyến trên nền đám mây và chia sẻ tập tin, thư mục khác cho mọi người. Các bạn có thể nhanh chóng tải dữ liệu quan trọng từ máy tính để lưu trữ lên Google Drive hoặc tạo các thư mục, tài liệu, bảng tính… trên Google Drive. Và các bạn cũng có thể truy cập dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào, các bạn sẽ có không gian lưu trữ miễn phí lên đến 5GB khi các bạn sử dụng Google Drive.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn sử dụng Google Drive hiệu quả.

I. Cách tạo thư mục và tải dữ liệu lên Google Drive

Bước 1: Các bạn truy cập trang Google Drive http://drive.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google. Các bạn có thể sử dụng tài khoản Gmail để đăng nhập.

Bước 2: Trên giao diện Drive của các bạn, ở menu bên trái các bạn có thể xem các tập tin của các bạn, tập tin được chia sẻ với các bạn, các tập tin được đánh dấu sao, các tập tin gần đây, thùng rác…

Để tạo một thư mục mới các bạn chọn. Chọn biểu tượng dấu + (dấu cộng) trên trình duyệt hoặc ứng dụng, chọn thư mục (Folder) ở ngay đầu tiên của cửa sổ hiện ra. Khi xuất hiện New Folder, nhập tên mà các bạn muốn đặt cho thư mục của mình rồi click vào Create.

Bước 3: Vào thư mục bạn muốn tải lên dữ liệu. Tại đây bạn có 2 lựa chọn:

Tải tệp lên: Chỉ upload tập tin, tuy nhiên sau này sẽ khó khăn trong quá trình tìm kiếm và quản lý file.
Tải thư mục lên: Drive sẽ tải lên thư mục có sẵn trong máy tính của bạn. Sau khi tải lên, Drive sẽ chứa một thư mục đầy đủ các tập tin giống trong máy tính của bạn.

Bước 4: Chọn tập tin, thư mục bạn muốn tải lên và chọn Open.

Bước 5: Chờ việc tải lên hoàn tất. Lưu ý không được tắt trang Google Drive trong quá trình tải.

II. Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại

Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục muốn tải và chọn Tải xuống. Đối với điện thoại bạn chỉ cần nhấn giữ vào biểu tượng tệp, thư mục cần tải xuống  –> Chọn Tải xuống.

III. Tạo tập tin, tài liệu mới trên Google Drive.

Ngoài việc lưu trữ tập tin, dữ liệu, Google Drive còn hỗ trợ người dùng tạo Google Tài liệu (giống Microsoft Word), Google Trang tính (Giống Microsoft Excel), chi tiết cách tạo bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng dấu + (mới) trên màn hình –> Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo.

Bước 2: Một tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác trên tài liệu đó. Bạn có thể đổi tên tài liệu bằng cách chọn vào khung Tài liệu không có tiêu đề góc trái phía trên màn hình và điền tên bạn muốn tạo cho tệp đó.

Tất cả các tệp vừa tạo sẽ tự động sao lưu lên tài khoản Google Drive, nên bạn không cần phải lưu hoặc lo lắng quên lưu trước khi tắt trình duyệt, ứng dụng Google Drive.

IV. Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác

Google Drive là một công cụ giúp cho bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục một cách dễ dàng và vô cùng tiện lợi. Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập quyền chia sẻ (chỉ xem, chỉnh sửa, nhận xét).

Bước 1: Để chia sẻ, bạn hãy nhấn chuột phải vào tập tin, thư mục cần chia sẻ (đối với điện thoại thì nhấn giữ tay và tập tin, thư mục cần chia sẻ) –> Chọn Chia sẻ.

Bước 2: Sau đó bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên, cho phép bạn tùy chỉnh những cài đặt trước khi chia sẻ. Có hai lựa chọn chia sẻ:
Nhận liên kết có thể chia sẻ được: Bất kỳ ai có đường dẫn chia sẻ của tập tin đều có thể truy cập được.
Hoặc chia sẻ với người: Chia sẻ giới hạn với 1 số tài khoản mà bạn cung cấp, chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập được tập tin chia sẻ.

Bước 3: Sau khi chia sẻ xong, bạn có nhiều tùy chọn chia sẻ ngay bên dưới là: Có thể sửa, Có thể nhận xét và Có thể xem. Nếu ai đó chia sẻ tệp với bạn, bạn sẽ tìm được những tệp đó ở mục Được chia sẻ với tôi ngay bên cột trái màn hình.

V. Hợp tác nhóm cho công việc

Google Drive hỗ trợ làm việc nhóm bằng cách chia sẻ tệp với tất cả các thành viên trong nhóm rất hiệu quả. Điều này sẽ giúp bạn tiện lợi hơn trong công việc. Mọi thành viên có thể thấy được lịch sử thao tác tệp của bất kì ai trong nhóm ở mục thông tin. Để xem thông tin tệp, bạn hãy nhấn chuột trái vào biểu tượng chữ i bên góc phải màn hình hoặc nhấn chuột phải vào tệp –> Xem chi tiết.

Ví dụ: Bạn là giáo viên và yêu cầu các học sinh mình làm và nộp đề tài môn học. Bạn hãy tận dụng tính năng công việc nhóm trên Google Drive để việc quản lý dễ dàng hơn, ví dụ biết ngày giờ, học sinh nào nộp bài, số lần chỉnh sửa, góp ý,…

VI. Sắp xếp các tệp trong Drive 

Khi Drive của bạn quá bừa bộn, bạn có thể sắp xếp lại theo cách tương tự như bạn sắp xếp tệp và thư mục trên máy tính của bạn .

Để tạo thư mục mới, hãy chọn + mới –> Thư mục. Sau đó đó hãy kéo thả những tệp hoặc thư mục liên quan vào thư mục mới tạo. Điều đó sẽ giúp cho Drive của bạn được gọn gàng hơn.

Ngoài ra, bạn còn có thể đánh “Dấu sao” cho những tệp và thư mục quan trọng. Nhấn chuột phải vào tệp hoặc thư mục > Chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”. Để xem tất cả các tệp đã đánh dấu sao, bạn xem tại cột trái màn hình phần “Có gắn dấu sao”.

VII. Chỉnh sửa bố cục xem Drive

Việc tùy chỉnh sửa bố cục Drive giúp tăng trải nghiệm người dùng, điều đó tăng năng suất làm việc, tăng tương tác với Google Drive trong suốt quá trình sử dụng. Có hai dạng xem các tệp và thư mục, để chuyển đổi qua lại giữa 2 bố cục bạn có thể nhấn vào biểu tượng khoanh vùng đỏ : 

Bố cục lưới: Giúp phóng to nội dung bên trong thư mục, tập tin,… để người dùng dễ cảm nhận hơn nội dung bên trong.
Bố cục danh sách: Giúp người dùng có thể xem tổng quan, bao quát số lượng nhiều tập tin, thư mục cùng lúc.

Lưu ý:  Không tải được tập tin lên Google Drive:
Google Drive giới hạn các tập tin tải lên, nếu không tải được rất có thể tập tin của bạn đã vượt qua giới hạn từ Google Drive hoặc Google Drive hết dung lượng lưu trữ (15 GB đối với tài khoản miễn phí):
Google Drive: Giới hạn tải lên tập tin có kích thước 5TB (1TB = 1024GB).
Google Docs: Giới hạn tải lên 50 MB và 1.024.000 kí tự.
Google Sheets: Giới hạn tải lên 2.000.000 cells (tính toán quá phức tạp cũng không thể lưu thành công).
Google Slides: Giới hạn tải lên tập tin lớn hơn 100 MB.
Google Drawing: Không giới hạn.

Các bạn có thể tìm hiểu thêm nhiều tính năng và khai thác tối đa hiệu quả của Google Drive trong quá trình sử dụng dịch vụ nhé. Chúc các bạn thành công!