CÁCH NHẬP DỮ LIỆU NHANH TRONG EXCEL

CÁCH NHẬP DỮ LIỆU NHANH TRONG EXCEL

Khi bắt đầu học Excel, thì bạn nên tìm hiểu về cách nhập dữ liệu. Để có thể nhập dữ liệu nhanh hơn trong Excel? Thì hôm nay, Trí Tuệ Việt sẽ hướng dẫn cho bạn cách để nhậpliệu nhanh hơn trên Excel sao cho hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất.

1. Nhập các số cơ bản

Khi thực hiện lập các bảng dữ liệu, chúng ta luôn luôn có cột STT ở đầu bảng. Điều đó giúp bạn dễ theo dõi được các đầu mục, các thành phần chính trong bảng. Vậy, để nhập số thứ tự ví dụ từ 1-10, hay từ 1-50,… hay nhập số thứ tự chẵn (2,4,6,8,…), các số lẻ (1,3,5,7,9,..) theo chiều dọc hoặc ngang, các bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhập 2 số đầu tiên và 2 ô liên tiếp. Ví dụ bạn muốn đánh số từ 1-10, bạn nhập hai số 1 và 2 vào hai ô liên tiếp nhau. Tương tự với số chẵn và lẻ,

– Nếu bạn muốn số thứ tự nằm theo chiều dọc, bạn nhập hai số liên tiếp vào 2 ô dọc, nếu bạn muốn số thứ tự nằm theo chiều ngang, bạn nhập hai số liên tiếp vào 2 ô theo chiều ngang.

Bước 2: Kéo và giữ chuột để chọn hai ô đã nhập. Di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô chọn, khi con trỏ chuột chuyển sang hình dấu cộng (+)

Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo con trỏ chuột đến hết ô cần nhập theo chiều mà bạn nhập 2 giá trị ban đầu. Khi thả con trỏ chuột ra bạn sẽ được dãy số như mong muốn.

2. Nhập ngày tháng năm

Bạn không chỉ nhập các số thứ tự nhanh mà bạn còn có thể nhập được ngày tháng năm trong excel một cách nhanh chóng, dễ dàng bằng các bước sau:

Bước 1: Nhập ngày, tháng, năm vào ô đầu tiên.

Bước 2: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô chọn, khi con trỏ chuột chuyển sang hình dấu cộng (+).

Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo con trỏ chuột đến hết ô cần nhập. Lúc này giá trị ngày sẽ thay đổi, bạn có thể chọn Auto Fill Options để chọn điền dữu liệu theo ngày tháng năm thay vì ngày như mặc định.

3. Nhập các chuỗi số phức tạp hơn

Bạn muốn nhập dãy số của mình không theo thứ tự mà muốn theo cấp số nhân thì bạn cũng có thể thực hiện nhanh chóng chỉ với vài thao tác sau:

Bước 1: Nhập số đầu tiên theo chuỗi số bạn muốn nhập.

Bước 2: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô chọn, khi con trỏ chuột chuyển sang hình dấu cộng (+).

Bước 3: Nhấn giữ chuột phải và kéo con trỏ chuột đến hết ô cần nhập ( theo chiều dọc hoặc ngang). Khi bạn thả con trỏ chuột ra sẽ xuất hiện menu để bạn chọn. Chọn Series để mở hộp thoại Series.

Bước 4: Trong hộp thoại Series, bạn chọn Growth trong cột Type và nhập hệ số nhân bạn muốn ở dòng Step Value ( Nếu bạn muốn lập chuỗi sô cấp số nhân 2, bạn gõ 2 vào ô Step Value) và nhấn OK.

Bạn đã tạo cho mình một chuỗi số theo cấp số nhân 2 rồi nhé. Bạn cũng có thể tạo cho mình một dãy số cấp số nhân khác nhé!

4. Nhập dữ liệu nhanh với danh sách sổ xuống

Khi bạn sử dụng danh sách sổ xuống sẽ giúp bạn nhập liệu nhanh chóng thay vì phải nhập dữ liệu cho từng ô trong một trường. Để sử dụng được danh sách sổ xuống, các bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tạo bảng, tạo danh sách bạn cần sử dụng danh sách sổ xuống.

Bước 2: Bôi đen cột, hàng bạn muốn sử dụng danh sách sổ xuống ( ví dụ: cột tên hàng).

Bước 3: Trên thanh menu, bạn chọn Data à Data Validation

Bước 4: Hộp thoại Data Validation xuất hiện, trong tab Settings, chọn List trong thanh Alow. Và nhập nội dung bạn muốn xuất hiện trong danh sách sổ xuống ( Lưu ý: mỗi nội dung cách nhau bằng dấu “,”) ví dụ: Ciment Hà Tiên, Gạch thẻ, Sắt phi 6, Sắt phi 10… Sau đó bạn chọn Ok.

Bước 5: Kích chuột vào hàng bạn đã chọn danh sách sổ xuống, có hình mũi tên ở bên canh, bạn chỉ cần kích chuột vào đó để chọn dữ liệu bạn muốn. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, đỡ phải nhập liệu vào từng ô theo kiểu truyền thống, mà bây giờ bạn có thể nhập liệu nhanh trong excel dễ dàng.

5. Công thức nhập dữ liệu nhanh vào nhiều ô cùng một lúc

Chức năng cho phép nhập nhanh nhiều dữ liệu chỉ sử dụng được khi các dữ liệu ở các ô bạn chọn giống hệt nhau.

Bước 1: Chọn nhiều ô mà bạn muốn nhập dữ liệu cùng một lúc bằng việc nhấn giữ phím Ctrl.

Bước 2: Ở ô cuối cùng, bạn kích chuột vào trong ô và thực hiện chỉnh sửa dữ liệu bạn muốn.

Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter. Tất cả các ô bạn chọn sẽ có nội dung giống hệt ô đầu tiên bạn chỉnh sửa trong bước 2.

Chúc các bạn thành công.
—————————————

ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT

CS1: 84T/8 Trần Đình Xu – Phường Cô Giang – Quận 1

CS2: 213 Đường 3/2 – Phường 9 – Quận 10 – Hồ Chí Minh

CS3: 451 Điện Biên Phủ – Phường 25 – Quận Bình Thạnh – Hồ Chí Minh

Hotline: 0902.936.936 – 0977.781.414