NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH KHẮC PHỤC KHI GỬI MAIL VÀO SPAM

NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH KHẮC PHỤC KHI GỬI MAIL VÀO SPAM

Bạn đã từng hay có đang gặp phải vấn đề Mail bị Spam không? Thật sự khó chịu vì nó mà ảnh hưởng đến công việc nhỉ. Đừng lo lắng vì đã có TTV ở đây rồi. Ở bài viết này TTV sẽ trình bày cho các bạn các nguyên nhân gây ra và đồng thời hướng dẫn cách để bạn khắc phục tình trạng này nhé. Cùng theo dõi bài viết nào.

1. Nguyên nhân:

Mail gửi đi vào Spam của người nhận là do bộ lọc spam của Server nhận mail đánh giá mail gửi đến không đủ độ tin cậy dựa vào thang điểm được cấu hình trong mỗi loại Mail Server khác nhau, hoặc cũng có thể do người nhận mail báo cáo, đánh dấu spam.

Các bộ lọc email được lập trình sẵn rất nhiều tiêu chí để đánh giá 1 email có phải là spam hay không, ví dụ những cụm từ giống spam như “CLICK HERE” hay “MIẾN PHÍ! MUA NGAY!”. Mỗi tiêu chí như vậy tương ứng với 1 số điểm. Tổng số điểm đạt tiêu chí của một email, cộng lại sẽ ra điểm spam (spam score). Bộ lọc spam sẽ check spam dựa vào các yếu tố trong một mail gửi đến như header, body, subject, reverse dns, URIBlacklist, keyword …

-> Nếu điểm spam của bạn vượt ngưỡng cho phép, bạn sẽ đi vào hộp thư rác mà không cần bàn cãi.

2. Cách khắc phục:

* Những lỗi thông thường cần tránh:

Có 1 số lỗi mà người dùng thường xuyên mắc phải, và hậu quả là bị các bộ lọc spam chặn đường:

• Sử dụng các cụm từ spam, như là “Nhấn vào đây!” hoặc “Cơ hội duy nhất trong đời!”
• Sử dụng dấu chấm than kịch liệt!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
• TOÀN VIẾT HOA
• Tô màu đỏ hoặc xanh sáng
• Code HTML cẩu thả, như kiểu copy từ Microsoft Word qua HTML
• Email chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên nó cho rằng bạn đang lừa nó)
• Sử dụng từ “kiểm tra” trong dòng tiêu đề
• Gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam)
• Thiết kế HTML trong… Word và xuất ra file HTML .

Top 40 từ không nên sử dụng:

Top 50 từ cần tránh:

Ngoài các lỗi trên thì bạn cần chú ý đến các cách giảm khả năng bị chặn bởi các tổ chức SPAM sau đây:

–  Mail khi gởi chỉ có duy nhất 1 tấm hình

– Chú ý tới các liên kết trong mail

– Đừng sử dụng các rút gọn liên kết.

– Sử dụng HTML chuẩn: Những tags HTML không thích hợp, những tag bị lỗi…có thể làm giảm khả năng gửi mail thành công của bạn. Để có thể tạo ra nội dung mail với HTML chuẩn, bạn có thể sử dụng công cụ dưới đây để có thể hạn tạo ra một mail với HTML chuẩn: http://word2cleanhtml.com/
+Sau khi thực hiện xong về các định dạng, kiểu chữ, font chữ sau đó copy toàn bộ đoạn văn bản trên vào khung chuyển đổi sau đó bấm vào nút “Convert to clean html”.
+ Sau khi quá trình convert được hoàn tất, toàn bộ đoạn văn bản sẽ được chuyển sang dạng HTML chuẩn. Bạn copy đoạn văn bản đã được chuyển đổi vào thư mới mà bạn có ý định Sent.

– Không bao giờ thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email của bạn

– Tránh copy trực tiếp từ Word, Excel hay Powerpoint hay các ứng dụng khác… 

– Không nên dùng cùng một cụm từ hay một câu có trong email làm tiêu đề: Nếu bạn gửi email có tiêu đề và thông tin tương tự nhau, nó phần lớn sẽ bị lọc thành email spam. Ví dụ tiêu đề thư của bạn ghi “Đây là thư test” và phần nội dung cũng ghi là “Đây là thư test”.

* Tăng cường độ tin cậy cho mail gửi đi

Bạn cần phải cấu hình đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, Domainkeys… nhằm tăng tính tin cậy khi gửi mail đồng thời luôn đảm bảo IP Server không bị các tổ chức liệt vào danh sách đen (blacklist). Thông thường nếu ip server bị các tổ chức như Spamhaus, Spamcop, SORBS-SPAM, … thì mail gửi đi có khả năng bị từ chối.

Việc trình bày các nguyên nhân và cách khắc phục lỗi khi gửi mail vào Spam như trên, hi vọng bài viết sẽ hữu ích trong công việc của bạn.

TTV chúc bạn thành công!

——————————–

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC TRÍ TUỆ VIỆT

CS1: 451 Điện Biên Phủ, Phường 25 – Quận Bình Thạnh – TP.HCM
CS2: 213 Đường 3/2, Phường 9 – Quận 10 – TP.HCM
CS3: 84T/8 Trần Đình Xu – Quận 1 – TP.HCM
Hotline: 0902.936.936