Những Thao Tác Excel Cơ Bản Cho Kế Toán Và Văn Phòng

Những Thao Tác Excel Cơ Bản Cho Kế Toán Và Văn Phòng

Excel là một công cụ văn phòng tuyệt vời và không thể thiếu, đặc biệt là với những bạn là kế toán. Trong Excel có rất nhiều tính năng hay mà không phải ai cũng biết hết. Những tính năng tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng với những người thường xuyên làm việc với bảng tính Excel.

Bài viết này mình sẽ chia sẻ cho các bạn những thao tác Excel cơ bản để dễ dàng hơn khi bạn làm việc trên bảng tính excel.

1. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc.

2. Hiện/ ẩn các phím tắt

Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.

3. Chọn tất cả dữ liệu

Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.

4. Chuyển dòng thành cột và ngược lại

Chọn dòng (hoặc cột) cần chuyển, sau đó nhấn Copy trên menu (Ctrl+C)
Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào và chọn Paste Special trên menu (hoặc Alt+E -> sau đó nhấn phím S)
Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.

5. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau

Khi bạn đã mở được nhiều bảng tín cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng.

6. Tạo ShortCut Menu mới

File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.

7. Cách tạo đường chéo trong một ô

Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.

8. Ẩn hoặc hiện dòng/cột

Khi thao tác với các bảng tính Excel quá dài, vậy để ngắn bớt xem cho dễ hơn chúng ta hãy cho ẩn bớt các dòng đi, khi muốn xem chỉ cần nhấn đúp vào các dòng đấy sẽ hiển thị ra vô cùng nhanh chóng.

Chọn dòng/cột cần ẩn -> bấm chuột phải -> chọn Hide

9. Thêm hoặc xóa dòng/cột cho dữ liệu

Bạn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert (thêm dòng/cột), nếu xóa thì chọn Delete từ menu thả xuống.

10. Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng

Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác.

Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.

11. Xóa ô trống nhanh 

Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác – đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data->Filter.

Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này.

Trên đây là một vài những thao tác excel cơ bản cho Kế toán và văn phòng. Còn rất nhiều những thao tác hữu ích khác nữa, nhanh tay nhấn nút theo dõi để đưa những bài viết này vào kho tàng kiến thức của bản thân nhé.

TTV chúc các bạn thành công!