7 tuyệt chiêu đơn giản để trở thành Pro trong EXCEL

7 tuyệt chiêu đơn giản để trở thành Pro trong EXCEL

Microsoft Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích để thành thạo. Để tận dụng tối đa phần mềm mạnh mẽ này và học cách sử dụng nó như một người chuyên nghiệp, bạn cần cải thiện kỹ năng Excel của mình. Hôm nay Trí Tuệ Việt đã tổng hợp 7 tuyệt chiêu đơn giản nhằm giúp bạn tận dụng tối đa tất cả các tính năng của Excel.

1. Thành thạo các phím tắt

Học một số phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu. Sau đây là những tổ hợp phím tắt “không thể hữu ích hơn” trong Excel, giúp cho bạn có thể thao tác nhanh hơn và tiết kiệm được rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

– Ctrl + C: sao chép nội dung của ô được chọn.

– Ctrl + V: dán nội dung từ clipboard vào ô được chọn.

– Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp) – Undo.

– Ctrl + Pg Dn (PageDown): Di chuyển tới sheet bên phải sheet hiện tại.

 – Ctrl + Pg Up (PageUp): Di chuyển tới sheet bên trái sheet hiện tại

– Ctrl + A: bôi đen toàn bộ

– Ctrl + H: tìm kiếm và thay thế

– Ctrl + K: chèn siêu liên kết.

>> Tham khảo thêm một số phím tắt thông dụng: Tại đây

2. Nhập dữ liệu từ một trang web

Học cách nhập dữ liệu cũng rất quan trọng và có thể tăng tốc quy trình làm việc của bạn.

Bạn có muốn chuyển dữ liệu từ web HTML sang Google Sheets không? Hãy tưởng tượng bạn cần thu thập dữ liệu để báo cáo, nhưng dữ liệu của bạn chỉ có sẵn trên web và bạn cần tìm một cách thức dễ dàng để đưa dữ liệu đó vào trang tính của mình.

Bây giờ, chúng ta sẽ tìm hiểu cách để chuyển dữ liệu trên trang web HTML sang bảng tính nhé. 

Cách thực hiện: Sử dụng New Web Query trong Excel

Ví dụ: bạn muốn trích xuất dữ liệu từ trang web như hình bên dưới.

Trong Excel, bạn cần:

B1: Mở thẻ Data, chọn Get External Data. Chọn From Web

B2: Nhập URL trang  vào hộp thoại New Web Query

B3: Nhấp nút Go

B4: Di chuột lên phần dấu mũi tên màu vàng, click chọn những dữ liệu bạn cần đưa vào trang tính.

B5: Nhấp nút Import. Chọn ô bạn muốn lưu trong hộp thoại Import Data. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn ô A1.

Như vậy là bạn đã lấy được dữ liệu từ Website vào trong Excel.

3. Lọc dữ liệu

Nếu bạn có một bảng tính lớn với nhiều thông tin trên đó, sử dụng tính năng Tự động lọc là điều thông minh nhất bạn có thể làm. Để làm điều đó, hãy nhấp vào thẻ Data –>> Filter . Sau đó, bạn có thể nhấp vào một trong các ô nhỏ và lọc kết quả theo điều kiện bạn đưa ra.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau:

Yêu cầu: Lọc ra những đơn hàng có Mã hàng là “C555” hoặc “A222”

Cách thực hiện:

B1: Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu (B2:I14)

B2: Vào thẻ Data –> Group Sort &Filter –> click Filter. 

Sau đó, nhấp vào một trong các ô nhỏ và lọc kết quả theo điều kiện. Ở đây, mình click vào ô Mã hàng –> Tick chọn ô C555 và A222 –> Bấm OK.

Ta được kết quả như hình sau:

4. Tự động tính tổng không cần dùng hàm với phím tắt “Alt + =”

Ngoài hàm Sum, ta có thể sử dụng cách sau đây để tính tổng nhanh chóng và dễ dàng hơn: Dùng tổ hợp phím “Alt + =” sau đó nhấn Enter và cho ra kết quả

Ví dụ: Cho ô A1=2, A2 = 8. Lấy ô A1+A2. Tính tổng ô A3. Sử dụng phím tắt “Alt + =”. Kết quả tính tổng như hình sau:

*Chú ý vùng dữ liệu tính tổng phải liền kề nhau, không được tách rời.

5. Tăng tốc độ nhập liệu với AutoCorrect

Nếu không muốn nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau một cách nhàm chán và tốn thời gian, cách tốt nhất là bạn hãy sử dụng tính năng tăng tốc độ nhập liệu với AutoCorrect trong Excel để “viết tắt” – tự động thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một chuỗi khác.

Để thiết lập được như vậy, bạn hãy vào File → Options → Proofing → AutoCorrect Options và nhập giá trị cần thay thế cùng giá trị cần thay thế, chọn Add →OK (xem ví dụ minh họa phía dưới).

Ví dụ, sau khi thiết lập, thay vì gõ “tinhocvanphong.edu.vn chỉ cần nhập “tinhoc” và Enter để nhận được chuỗi hoàn chỉnh.

Tại thẻ này, bạn có thể thấy danh sách của những kí tự, biểu tượng được sử dụng mà có thể chỉnh sửa, thêm hoặc xóa.

Ngoài ra, còn có một số thao tác sau:

Show AutoCorrect Options buttons – hiện hoặc ẩn logo AutoCorrect

4 nút tiếp theo sẽ kiểm soát việc tự động sửa lỗi:

  • Correct Two Initial Capitals – chuyển ký tự thứ 2 từ viết hoa về viết thường.
  • Capitalize first letter of sentence – Viết hoa chữ cái đầu tiên của câu.
  • Capitalize names of days – Viết hoa chữ cái đầu tiên của ngày (Monday, Tuesday…)
  • Correct accidental use of cAPS LOCK key – Sửa lỗi CAPSLOCK (chữ cái đầu không viết hoa còn lại thì có. VD: nGUYỄN -> Nguyễn)

Replace text as you type – bật/tắt AutoCorrect: bật hoặc tắt chức năng tự sửa lỗi.

6. Hiển thị Công thức cực nhanh với “Ctrl + ~”

Giờ đây, bạn không cần phải “cực khổ” thực hiện từng bước “ vào tab Formulas – Show Formulas” mà chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” để hiển thị công thức Excel. Nếu các bạn muốn ẩn công thức đi thì chỉ cần lập lại tổ hợp phím “Ctrl + ~” một lần nữa.

7. Định dạng trang giấy để in trong Excel

Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy.

Cách thực hiện như sau: Vào thẻ Page Layout

Tại vùng Page Setup. Nhấn vào biểu tượng như hình bên dưới: Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại các bạn chọn các tùy chọn cho trang giấy in.

Thẻ Page:

Khung Orientation: giúp xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng cho ta chọn như sau:

  •  Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.
  •  Landscape: in dữ liệu theo chiều ngang của trang giấy.

Khung Sacling: Khung này cho phép xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra vừa với chiều ngang hoặc chiều dọc của trang giấy.

  • Adjust to: Cho phép thay đổi tỷ lệ của bảng tính khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%.
  •  Fit to: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
  • Wide by: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.

Paper Size: lựa chọn các khổ giấy. Tùy mục đích in mà các bạn chọn khổ giấy in cho phù hợp.

Print Quality: Cho phép ta lựa chọn chất lượng in. Thông thường người ta chọn 600 dpi.

Thẻ Margins: căn lề giấy cho trang in

Thẻ Header/Footer: In các tiêu đề đầu và cuối trang

Thẻ Sheet: xác định vùng cần in, dòng tiêu đề trên cùng hoặc cột bên trái ngoài cùng cần lặp lại.

Ví dụ: Căn lề văn bản trong Excel

B1:  Mở file excel mà bạn muốn căn lề, chỉnh sửa tài liệu trước khi in.

B2: Chọn thẻ Page Layout –> chọn Margins, click chọn Custom Margins.

Sau khi chọn Custom Margins xuất hiện hộp thoại, Page Setup ở đó bạn có thể tùy chỉnh kích thước, độ dài, rộng của trang mà bạn muốn. Tùy chọn kích thước lề trên dưới theo ý bạn, nhấn chọn Ok.

Như vậy bạn đã hoàn thành các bước căn lề trong excel trước khi in tài liệu ra.

Trên đây là tổng hợp 7 tuyệt chiêu đơn giản để trở thành Pro trong excel, share ngay phòng khi dùng tới nhé.

TTV chúc các bạn thành công!

Muốn học Excel chuyên sâu hơn? TTV cung cấp nhiều khóa đào tạo về Excel từ các kỹ năng cơ bản đến nâng cao.

*** Tham khảo khóa học tại Đào tạo Tin học TRÍ TUỆ VIỆT tại đây:

-> Khóa học: Excel Cơ bản

-> Khóa học: Excel Nâng Cao

-> Khóa học: Excel từ Cơ bản đến Nâng cao

-> Khóa học: VBA, Macro

-> Khóa học: Lập trình VBA Pro

-> Link đăng ký  ( Click )

-> Hồ sơ giảng viên ( Click )

-> Lịch học chi tiết ( Click )

——————–

ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT

CS1: 84T/8 Trần Đình Xu – Phường Cô Giang – Quận 1 – Hồ Chí Minh
CS2: 213 Đường 3/2 – Phường 9 – Quận 10 – Hồ Chí Minh
CS3: 451 Điện Biên Phủ – Phường 25 – Quận Bình Thạnh – Hồ Chí Minh

Hotline: 0902.936.936 – 0977.781.414

 

 

 

0902.936.936